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Effektives Bewerbermanagement durch Software & E-Recruiting –6 Vorteile für die Gesundheitsbranche und dem öffentlichen Dienst

Lesedauer: 7-8 Minuten

Wörter: 1625

 

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Wir heißen dich Willkommen in unserem Blog. In unserem letzten Artikel haben wir die Krankenhaus Studie von Roland Berger zusammengefasst. 

 

Unser heutiger Artikel befasst sich mit der Digitalisierung im Bereich des Bewerbermanagements. 

 

Wie bereits mehrfach erwähnt, wird mit der Zeit Alles digitaler. Diese Tatsache spielt sich nicht nur im Privatleben ab, sondern auch im Unternehmen. Hier muss HR eine zentrale Rolle einnehmen und als gleichberechtigter Partner zwischen den Unternehmensbereichen agieren. Hier kommt der Begriff HR 4.0 ins Spiel, als Pendant zu Industrie 4.0 aus der Produktion und Fertigung. 

 

Ein Dozent an meiner Hochschule sagte mal: Ein Unternehmen wächst und fällt mit seinen Mitarbeitern, daher ist die Auswahl von geeignetem Personal sehr wichtig. Auf eine ausgeschriebene Stelle folgt eine große Flut an Bewerbern. Vor allem die Gesundheitsbranche und der öffentliche Dienst haben schlicht nicht die Ressourcen (Zeit, Kapazitäten und Mitarbeiter), um sich neben den hohen Anforderungen im Tagesgeschäft auch um die große Anzahl an Bewerbungen zu kümmern. Oftmals bewerben sich in der Gesundheitsbranche auch viele ungeeignete Bewerber auf eine Stelle, sodass sich die Bewerbungen summieren. Alleine das Kategorisieren von Bewerbungen kostet sehr viele Ressourcen!

 

Die Lösung für dieses Problem ist der Einsatz von Bewerbermanagement Software. Diese verbindet den klassischen Bewerbungsprozess mit der Digitalisierung. 

 

Die alltägliche Arbeit verändert sich durch die digitale Transformation, dafür müssen digitale Fähigkeiten entwickelt und ausgebaut werden. Dafür nehmen Apps und Tools im Alltag einer HR Abteilung eine immer wichtigere Rolle ein. 

 

Der Bewerbungsprozess früher

Folgende Frage stellt sich an die Seite des Bewerbers: Wie habt ihr früher Bewerbungen rausgeschickt? Als ich 2009 die zehnte Klasse beendete, entschied ich mich für das Abitur. Viele meiner damaligen Klassenkameraden entschieden sich jedoch für eine Ausbildung. Ich weiß noch genau, damals kauften alle diese schönen und teuren Bewerbungsmappen. Diese wurden über den Postweg an den potenziellen Arbeitgeber geschickt. Diese Art der Bewerbung ist nicht nur unökonomisch (Monetär), sondern auch unökologisch (Umwelt). Heute werden Bewerbungen per E-Mail oder über Bewerberformulare abgeschickt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. 

 

Gehen wir davon aus, dass die HR Abteilung die Bewerbung erhalten hat. Seine nächste Aufgabe ist es, die Lebensläufe zu lesen und miteinander vergleichen – mit dem Ziel – den am besten geeigneten Bewerber für die vakante Stelle zu finden. 

 

Google dagegen geht einen ganz anderen Weg, ganz im Sinne von HR 4.0 – sie nutzen einen Algorithmus.  Durch diesen Algorithmus kann viel genauer ermittelt werden, wie sehr der Bewerber zum Unternehmen passt und inwiefern dieser mit seinen Fähigkeiten weiterhelfen kann. Durch diese effektive Vorselektion bleibt viel mehr Zeit für das eigentliche Mittel um einen Bewerber besser kennenzulernen – das Vorstellungsgespräch selbst. 

 

Bewerbermanagement Software

Nun ist nicht jedes Unternehmen ein Technologiekonzern wie Google und kann somit keine Algorithmen für das Recruiting erstellen und verwenden. Vor allem Einrichtungen im Gesundheitswesen haben begrenzt Ressourcen Aber das ist kein Problem, immerhin gibt es dafür Tools und Software.

 

Diese Tools nennen sich Bewerbermanagementsysteme. Wir von PLUSpoint HR nutzen und bieten dafür das Tool d.vinci Care an. 

 

An dieser Stelle möchte ich euch die Funktionen und Vorteile eines solchen Systems vorstellen. 

 

Um diese zeigen zu können, müssen wir zu aller erst zwischen den beiden Seiten eines Bewerbungsprozesses unterscheiden: 

1.Die Bewerber

2. Die HR Abteilung

 

Für beide Seiten gibt es unterschiedliche Vorteile. 

 

Vorteile für den Bewerber

Als Student auf der Suche nach Praktika und Werkstudentenjobs war ich bisher immer auf der Seite der Bewerber. Die schlimmsten Erfahrungen habe ich bis jetzt mit unübersichtlichen, veralteten Bewerbungssystemen gemacht. Vor einigen Jahren wollte ich mich auf eine Stelle bewerben und ich weiß noch, dass ich zu aller erst einen Account auf der Karriereseite erstellen musste. Für die Bewerbung sollte ich alle meine persönlichen, beruflichen und schulischen Daten noch einmal Schritt für Schritt eingeben (Ich fragte mich: Wieso schicke ich überhaupt einen Lebenslauf mit?!). Zum Schluss konnte ich mein Anschreiben, Lebenslauf und diverse Zeugnisse hochladen. Ich glaube das Ganze hat ca. 30-40 Minuten gedauert. Ich glaube wir sind uns da einig, dass diese Art der Bewerbung nicht zeitgemäß ist und beim Bewerber einen faden Beigeschmack hinterlässt. 

 

Genau hier fängt der Vorteil für den Bewerber durch die Tools an. Das Stichwort lautet hier Candidate ExperienceDiese, hoffentlich positive Erfahrung fängt schon bei der Bewerbung an.  

 

In Zeiten des Fachkräftemangels im Gesundheitssektor sollte dem Bewerber ein reibungsloser Bewerbungsablauf ermöglicht werden. Denn schließlich findet eine Art „Kampf“ um die besten Mitarbeiter und Talente statt. 

 

Viele der Karriereseiten von Unternehmen bieten die Funktion an, dass der Bewerber direkt seinen Lebenslauf in das Bewerberformular hochladen kann.

Diese Funktion nennt sich “One-Click-Bewerbung“ und ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Bewerbungsprozess. Dies ist leider noch nicht bei jedem Arbeitgeber möglich, obwohl es sich eigentlich um eine State-of-the-Art Funktion im Repertoire eines modernen HR Portfolios handeln sollte. Das diese Funktion stark im Trend ist, zeigt die Tatsache, dass Amazon mit dem “One-Click-Buy“ eine im Prinzip ähnliche Möglichkeit bietet.  

 

Darüber hinaus profitiert der Bewerber von der Unterstützung verschiedener sozialer Netzwerke wie Xing und LinkedIN. Der Nutzer kann bei diesen Portalen seinen Lebenslauf hochladen, um potenzielle Arbeitgeber auf sich Aufmerksam zu machen und so Jobs an Land zu ziehen. Der Bewerber kann direkt sein Profil auf diesen Portalen mit der Karriereseite des Unternehmens verknüpfen. 

 

Somit stellen sich die Unternehmen aus der Gesundheitsbranche und im öffentlichen Dienst als moderner Arbeitgeber vor und der Bewerber kann sich über einen flexiblen und einfachen Bewerbungsprozess erfreuen. Eine super Win-Win Situation!

 

Vorteile für die HR Abteilung

  1.  Im Sinne der Digitalisierung: Kein Papierkram mehr notwendig! Alle Bewerberakten-und Daten finden sich digital im Tool wieder. Die Kosten für Drucks sind nicht zu unterschätzen. Es wird geschätzt, dass jeder Vertrag 2€ an Druck und Porto kostet (Quelle: docusign.de). Auch die Folgen für die Umwelt sind groß und sollten bedacht werden. Sicher kennt ihr unter E-Mails die Signatur: Think Before Printing! 
  2.    Es ist Multipostingfähig: die jeweilige Stellenausschreibung (Vakanz) wird direkt auf der eigenen Homepage und den einschlägigen Jobbörsen (StepStone, Indeed, Monster u.v.m.) veröffentlicht. Dabei kann der Nutzer auch einstellen, wann genau die Anzeige veröffentlicht und wieder abschaltet wird. Nicht jedes Portal eignet sich für jede Branche. 
  3. Es ist Transparent: Jeder Akteur, der bei einer Personalentscheidung mitagiert ist involviert. Konkret bedeutet es: Von der HR Abteilung bis hin zur Führungskraft ist jeder beteiligt. Eine komplette Transparenz im Unternehmen ist so möglich.
  4. Bewerberübersicht: Kein Personaler gibt es gerne zu, aber es kann jedem passieren: Man überliest oder übersieht einen Bewerber. Durch die Tatsache, dass Bewerbungen durch E-Mails kein Geld mehr kosten, schicken Bewerber auch viel mehr Bewerbungen raus. Die Anzahl der Bewerbungen heute auf eine vakante Stelle ist wesentlich höher als noch vor einigen Jahren. Die HR Abteilung hat also einen wesentlich höheren Arbeitsaufwand. Die Gefahr dabei jemanden zu übersehen ist zwar gering, aber allgegenwärtig. Und wer weiß, vielleicht ist zufällig der Bewerber der überseht wurde, der, der am besten passte. Bewerbermanagement Software erinnert an die Bewerber!
  5.  Respond Time und Kommunikation: Verkürzt die Antwortzeit auf Bewerbungen. Durch das Tool kann die HR Abteilung direkt auf die Bewerbung antworten. Durch vorgespeicherte Vorlagen im System braucht der Personaler nur die passende Antwort auswählen, die der Bewerber umgehend erhält. Die Systeme haben viele Antworten im Petto, sodass jeder Bewerber eine passende erhalten kann.
  6.  Es ist ein Prescreen von Bewerbern möglich: Mittels eines ABC-Ratings können die verschiedenen Fachbereiche und das Management die Bewerbungen einfach und simpel in Kategorien zuweisen. Um das Ganze noch übersichtlicher zu gestalten, können Bewerber mit verschiedenen Labels gekennzeichnet werden. Mit diesen Labels kann der jeweilige Bewerber schnell wiedergefunden werden. Somit lässt sich auch eine Art „Bewerber-Pool“ aufbauen. 

Dabei ist die Besonderheit folgende: Diese Tools eignen sich nicht nur für große Einrichtungen im Gesundheitswesen und im öffentlichen Dienst, sondern auch für kleinere. Bewerbermanagementsysteme sind nämlich skalierbar! 

 

Durch Schnelligkeit, Flexibilität, intuitiver Bedienung und der immer wachsenden Möglichkeiten an Funktionen und Features, werden Bewerbermanagement Systeme immer beliebter. 

 

Wie beliebt inzwischen Tools wie d.vinci CARE sind, zeigt sich in der Statistik. In einer Befragung von 297 Personalverantwortlichen wurde herausgefunden, dass 60% angaben, eine Bewerbermanagement Software zu verwenden (Quelle: Staufenbiel Institut; Kienbaum 2016).

 

Es bleiben also der Statistik nach zu Folge, 40% übrig, die keine Bewerbermanagement Systeme nutzen. In den meisten Fällen nutzen die Personalverantwortliche Excel Tabellen und File-Sharing Programme wie Dropbox oder Google Drive. So können Dateien für jeden Verantwortlichen zugänglich gemacht werden. Durch die Tatsache das dafür verschiedene Programme notwendig sind (Excel, Dropbox, Online Kalender) handelt es sich streng genommen um eine Insel Lösung, da sich die einzelnen Programme nicht verbinden lassen. Eine Verknüpfung und Koordination ist aufwendig und mühsam.  Das erklärt die immer steigende Beliebtheit von Bewerbermanagement Systemen. 

 

Interessant zu wissen wäre auch, für welche Funktionen diese Software und Tools verwendet werden. In einer weiteren Statistik von Staufenbiel Institut; Kienbaum (2016) unter 178 Personaler wurde folgendes ermittelt: 

  1. Verwalten von Bewerberdaten und -dokumenten (99%)
  2.  Automatisierte Antwort auf Bewerbungen (83%)
  3. Aufbau eines Talentpools (50%)
  4.  Anstoß des Onboarding-Prozesses (36%)
  5.    Definition von stellenbezogenen Anforderungsprofilen (35%)
  6.    Erster Bewerbercheck auf Basis von Keyword (24%)

Was sich besonders zeigt ist, dass sich die genutzten Funktionen mit den oben genannten Vorteilen zu einem großen Teil decken. 

 

Fazit

Die Statistik belegt es: Bewerbermanagement Systeme sind im Trend! Sie vereinfachen die Arbeit einer HR Abteilung ungemein. Wie Anfangs erwähnt, haben besonders Branchen wie das Gesundheitswesen mit knappen Ressourcen zu kämpfen. Aus diesem Grund ist die Unterstützung durch solche Systeme und Tools von großer Bedeutung. 

 

Was Besonders heraussticht ist wirklich die Vielzahl an Funktionen und Features. Klar, man kann für jede Tätigkeit ein einzelnes Programm benutzt werden. Das ist aus der Sicht der modernen HR aber veraltet. Durch Bewerbermanagement Systeme entstehen Synergien und neue Potenziale. Die gewonnene Zeitersparnis kann z.B in die Kernfähigkeiten investiert werden. 

 

Durch Kommunikation lernt man immer was dazu ;-) daher würden wir gerne erfahren, wie eure Erfahrungen mit solchen Systemen sind. Teil uns deine Erlebnisse, Erfahrungen und Anregungen in den Kommentaren mit! 

 

Für Fragen steht euch das Team von PLUSpoint HR gerne mit Rat und Tat zur Verfügung. 

 

Wir hoffen, dass dir unser Artikel gefallen hat!

 

Anestis und das Team von PLUSpoint HR. 

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