5 Vorteile der digitalen Unternehmenspost

Haben Sie es sich zum Ziel gemacht, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben? Möchten Sie durch Tools, die kinderleicht zu bedienen sind, mehr Spaß in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter:innen bringen? Dann kann Ihnen postbox HR, unser digitaler Postkasten, eine große Hilfe sein. Wir verschlanken ihre Prozesse, sorgen für mehr Digitalisierung in Ihrem Unternehmen und steigern so die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. 

Die digitale Unternehmenspost hat viele weitere Vorteile, einige davon haben wir im Folgenden näher für Sie ausgeführt: 

Druck, Kuvertierung, Porto und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen, das sind alles Kosten, die für Ihr Unternehmen bei jeder analogen Zustellung von Dokumenten anfallen. Durch die digitale Zustellung können Sie diese Kosten minimieren.

Bei der digitalen Zustellung fällt nur ein Bruchteil der vorher benötigten Arbeitszeit und eine kleine Gebühr pro Zustellung an. Sie schonen somit die beiden wichtigsten Ressourcen in Ihrem Unternehmen, Ihre Finanzen und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen.

Sie beschleunigen aber nicht nur den Prozess in Ihrem Unternehmen. Sie verkürzen auch die lange Versandzeit, die bei einer postalischen Zustellung anfällt. Mit der digitalen Zustellung ist Ihr Dokument mit wenigen Klicks, sofort beim Empfänger. 

Stellen Sie sich die folgende Situation vor: in Ihrem Unternehmen werden die Gehaltsabrechnungen per Hauspost verteilt. Eine Ihrer Mitarbeiter:innen befindet sich gerade im Urlaub. Ihre Gehaltsabrechnung wird auf den Arbeitsplatz oder ins Fach gelegt. Dort liegt die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter:in, für jeden frei zugänglich, für die nächsten Tage oder sogar Wochen, bis sie wieder im Haus ist. 

Das ist eine gewöhnliche Situation, wie sie in vielen Unternehmen heute noch vorkommt und es ist eine riesige Sicherheitslücke bei der klassischen Zustellung der Dokumente. 

Diese Lücke kann durch die digitale Zustellung Ihrer Dokumente geschlossen werden. Alle Dokumente die Sie Ihren Mitarbeiter:innen, Partner:innen oder Kund:innen zustellen möchten, seien es nun Geschäftsbriefe, Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente mit sehr sensiblen Inhalten, werden direkt im digitalen Briefkasten der Person abgelegt und mit einer zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. So stellen wir sicher, dass Ihre Dokumente nur von der Person empfangen und gelesen werden können, an die Sie diese richten. 

Selbstverständlich ist postbox HR absolut DSGVO-konform und zudem liegen all Ihre Dokumente auf deutschen Servern und werden nach deutschem Recht behandelt. 

Gestalten Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter:innen effektiver, indem Sie postbox HR benutzen, verschlanken Sie all Ihre Prozesse rund um das Versenden und Empfangen von Briefen. Alle Dokumente, die Sie versenden möchten, können Sie digital mit nur wenigen Klicks zustellen. So sparen Sie sich das Drucken und Kuvertieren von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, ihrer Geschäftspost oder von Zeitnachweisen. 

Außerdem können Sie auch Dokumente von Ihren Mitarbeiter:innen, Parnter:innen und Kund:innen erhalten. So minimieren Sie den Arbeitsaufwand Ihrer zentralen Poststelle enorm.

Sie kennen sicherlich alle den altbewerten Satz „Zeit ist Geld“. Auch in diesem Fall können Sie die gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben verplanen. Aber nicht nur das, gleichzeitig sorgen Sie hiermit für eine geringere Belastung Ihrer Mitarbeiter:innen und somit für weniger Stress. Das ist nicht nur gut für Ihre Mitarbeiter:innen, sondern auch für Sie, denn weniger Stress bedeutet zugleich weniger Personalausfälle.

Eines der wichtigsten Elemente der Corporate Identity eines jeden Unternehmens ist das Corporate Design. Hiermit können Sie sich einen großen Wiedererkennungswert sichern und das ist nicht nur wichtig für Unternehmen in Branchen mit hohem Wettbewerbsdruck, sondern für jedes Unternehmen. Denn durch ein einheitlich angewandtes Corporate Design lässt sich nicht nur das Vertrauen der Konsumenten gewinnen, sondern auch die Identifikation der Mitarbeiter:innen mit Ihrem Unternehmen steigern. 

Wie wichtig letzteres ist, zeigen uns jedes Jahr die renommierten und umfangreichen Studien des Gallup Indexes. Es gibt nur wenige Mitarbeiter:innen (ca. 15 %), die eine hohe emotionale Bindung zum eigenem Unternehmen haben. Eine gelungene Personalpolitik kann dazu beitragen, den Anteil dieser Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Ein einheitliches Corporate Design ist ein erster und wichtiger Schritt dafür und postbox HR macht einfach mit! Denn wir passen Ihren digitalen Postkasten mit Ihrem individuellen Corporate Design auf Ihre Bedürfnisse an. Wir sorgen dadurch dafür, dass Ihr Unternehmen auf alle Fälle wiedererkannt wird. 

Fachkräfte sind auf dem Arbeitsmarkt Mangelware geworden. Immer mehr Branchen und Unternehmen bekommen das zu spüren. Deshalb ist die oben genannte Bindung der Mitarbeiter:innen an das Unternehmen so wichtig. Genauso wichtig ist es allerdings, Personen außerhalb Ihres Unternehmens anzusprechen und sie zu einer Bewerbung zu ermutigen.

Eine immer wichtigere Rolle kommt hierbei den jüngeren Generationen zu, die gerade den Arbeitsmarkt regelrecht fluten und diesen mit einem neuen Weltbild revolutionieren. Für diese Personen sind vor allem modern und digital aufgestellte Unternehmen besonders interessante Arbeitgeber.

Mit postbox HR können Sie Ihren Mitarbeiter:innen, egal ob diese schon Jahrzehnte in Ihrem Unternehmen tätig sind, erst ganz frisch dabei sind oder sich gerade erst bewerben, Ihre moderne Unternehmenskultur spürbar und erlebbar machen. Sie zeigen Ihren Mitarbeiter:innen, Partner:innen und Kund:innen, dass Sie zukunftsorientiert handeln und gleichzeitig die Bedürfnisse aller Generationen berücksichtigen, denn jeder kann sich frei entscheiden, ob er seine Dokumente auf digitalem oder analogem Weg erhalten möchte. 

Mit der Einführung der digitalen Post in Ihrem Unternehmen füllen Sie Aussagen wie „wir sind ein junges, modernes Unternehmen“ mit Leben und Authentizität.

Es gibt einfach so viele Vorteile, die für die Einführung der digitalen Unternehmenspost in Ihrem Unternehmen sprechen, dass wir uns einfach nicht auf nur fünf Vorteile beschränken konnten. Deshalb haben wir hier noch einen sechsten Vorteil für Sie.

Für immer mehr Menschen ist der Umwelt- und Klimaschutz ein wichtiges Thema. Mit der Einführung von postbox HR sparen Sie als Unternehmen jede Menge Papier und tragen damit aktiv zum Umweltschutz bei. 

Vielleicht haben Sie sich ja auch in Ihrem Unternehmensleitbild zu mehr Umweltschutz bekannt. Die digitale Unternehmenspost kann ein erster Schritt für Sie sein, dieses Ziel zu erreichen. So wird Ihr Unternehmen zum echten Umweltschützer!

Autorin: Nicole Werth - PLUSpoint HR